こんにちは。ヴィヴィアンです。
前回は↓「書くこと」について考えてみました。
今回は、会議についてです。
私は法務の仕事についていますが、法務職は他の職種と比べると会議はあまりないのですね。何時間も契約書とにらめっこしたり、職人さんに似ているところがあります。これに対して、会社にもよりますが、やたら会議の多い会社、職種があるのですよね。一日中会議で埋まっている人も少なくありません。
もちろん、必要な会議もあるでしょうが、でも本当に全て必要なものなのでしょうか？
法務の仕事をしているといろいろな部署の人から打ち合わせを求められることが多いのですが、私から見るとMTGの目的や必要性が分からないことが多いのです。しかも、MTGで何をやるかの説明が一切ないまま無断でスケジュールに入れられてしまうこともあります。ほんとに必要なの？といつも思います。
以前いた会社で、特別大きな契約でもなく、よくある平均的な内容の契約にもかかわらず、しつこく何度も打ち合わせを求めてくる方がいました。１回目の打ち合わせは、法務にはほとんど関係のない内容でした。２回目の打ち合わせでは、その方は契約書に全く目を通していなかったのですね。契約書だけでなく、担当者として知らなければならないことをほとんど把握していませんでした。ですので、まともに話し合いができず時間が無駄になってしまったんですね。その後、また打ち合わせがしたいと言ってきたのですが、理由を聞いたら、分からないところがあるからと。その後また打ち合わせがしたいと言ってきたのですが、以前打ち合わせですでに話していたことをもう一度聞きたいと。さらにその後、あることを伝えたいから打ち合わせがしたいと言ってきたのですが、その方の「伝えたいこと」はすでにメールに書かれてあり、私が知っている内容でした。
その方が分からないとか聞きたいと言っている内容は、いずれもメールで済むものでした。１行とかせいぜい数行で済む程度です。
つまり、その方は、自分で契約書を読みたくないし、読んでも理解することができない又はしたくない、メールで文章を書くのが面倒くさいので、法務の力を借りて契約に関する自分のやるべき業務を打ち合わせで済まそうとしていたようなのです。（ちなみに、契約担当者だからといって、必ずしも契約書を読む必要はないのですが、この方は読まなければならない立場にいたようです）
また、ある大きな案件で多くの人が参加する定例の会議があったのですが、毎回似たような話、というかほぼ同じ話が出ていました。前もこの話したじゃん、と思いつつ、何か前回と違う話も出てくるのかなと思い聞いていると、特に新しい情報が出てくるわけでもなく。こういったことの繰り返しでした。しかも、それは会議でなくても関係者だけで電話で済むのでは、とか、メールで済むのでは、と思うことも多々あり。会議の内容も、何かを決めるというのでもなく、ただ、話したいことをそれぞれが話していることが多かったのですね。ただ目的もなく、関係者と時間を共有することが目的であるかのような会議でした。
様々な部署の人が参加する会議ですと、何で法務が参加しなくてはいけないんだろう、と思うことが多いです。事前に、なぜ参加しなければならないのか理由を説明してもらえれば、その必要があるかないかこちらで判断できるのですが、一方的に参加者に設定されてしまうのですよね。以前、勝手にMTGの設定をされてしまったときに、特に話すことはなく、すべてメールで済むからといってMTGをお断りしたことがありますが、その方は、MTGをするのが当たり前という感覚だったようで、私の言っていることがすぐには理解できない様子でした。おそらくこの方はMTGをやることそのものが仕事の目的になっていたのではないかと思います。
さらにいえば、そもそも、MTGに参加しているメンバーのほとんどがMTGの内容を覚えていないのですよ！これは驚きでした。なんのために時間使ってMTGやってんの？人の時間を奪っておいて、ほとんど覚えていないなんて。。
MTGに招集されて出席すると、招集した方は、たいてい準備していません。そして、話に無駄が多い。何を言うべきか分かっていない。とりあえず、思っていることをしゃべっているだけ。で、こちらは得られる情報はわずか、逆に提供する情報もほとんどなし。ていうか、法務の場合、事前にMTGで何をやるのか具体的な説明がないとMTGの場で何か聞かれても答えらないことが多いです。
結局、自分ひとりで判断して間違ったら嫌だとか、なんかあったときに責任を取りたくないとか、難しくて分からないし１人では進められないから他部門の人にMTGで聞けばいいや、やってもらえばいいや、目的も必要性もないけどとりあえずMTGやっておこう、スケジュールが空いているからMTGやらなきゃ、１人で仕事するの面倒だからMTGで済ませてしまおう、みたいな感じなんでしょうか。
以上、自分の経験を書いてみましたが、実はこれらは全てある１社での経験なんです。そして、その会社は、私が今まで働いてきた会社の中で、もっとも従業員のレベルが低い会社だったのです。日本語が通じない人も多く、レベルの低さは群を抜いていました。
仕事ができない人、怠け者、思考停止のバカほどMTGをやろうとするのかもしれませんね。
